PRIVACY BELEID

Amsterdamsch Studenten Corps & Amsterdamsche Vrouwelijke Studenten Vereeniging

Het Amsterdamsch Studenten Corps & Amsterdamsche Vrouwelijke Studenten Vereeniging (“A.S.C./A.V.S.V.”) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In dit privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Het A.S.C./A.V.S.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als den Illustrissimus Senatus Studiosorum Amstelodamensium (“I.S.S.A.”) van het A.S.C./A.V.S.V. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: Den I.S.S.A. van het ASC/AVSV : issa@asc-avsv.nl

WAARVOOR VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden door het A.S.C./A.V.S.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Het ter beschikking stellen van uw persoonsgegevens aan bevoegde functionarissen van het A.S.C./A.V.S.V. om de ontwikkeling en ontplooiing van haar leden te bevorderen.
  • Het waarborgen van de vereniging en haar leden.
  • Het versturen van (digitale) nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • Het verkrijgen van een netwerk via een beveiligde app.
  • Het versturen van het Honestum.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  • Voornaam/Voorletters
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Woonadres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Burgerlijk staat
  • Overlijdensdatum
  • Dispuut
  • Jaar van aankomst bij het A.S.C./A.V.S.V.
  • Lidstatus
  • LinkedIn
  • Werkzaam bij de vereniging
  • Financiële gegevens
  • Schuldstatus
  • Studiegegevens
  • Inloggegevens

BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS

Uw bijzondere persoonsgegevens worden door het A.S.C./A.V.S.V. opgevraagd ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Het beschermen van uw vitale belangen gedurende de Kennismakingstijd.
  • Het maken van een ledenlijst inclusief pasfoto’s achterin de Almanak.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Medische gegevens.
  • Paspoort kopie.
  • Pasfoto, mits u hier toestemming voor gegeven heeft.

De medische gegevens en paspoort kopie worden tot maximaal een maand na de Kennismakingstijd bewaard waarna vernietigd.

VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internet omgeving en de App van het Leden Administratiesysteem.
  • Het verzorgen van de ledenadministratie in samenwerking met de Vereniging van Reünisten.
  • Het versturen van het Honestum, de Almanak en uitnodigingen.
  • Het opmaken van bullen.
  • Het incasseren van schulden.
  • Het in contact brengen van leden aan bedrijven mits u hier toestemming voor gegeven heeft.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat justitie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

BEWAARTERMIJN

De aard en doelstelling van het A.S.C./A.V.S.V. maakt dat de vereniging uw persoonsgegevens bewaart zolang u lid bent van de vereniging, dan wel de Vereniging van Reünisten.

De persoonsgegevens worden vernietigd als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn is ingetrokken.

Het A.S.C./A.V.S.V. heeft een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor financiële gegevens. Indien u debiteur bent van het A.S.C./A.V.S.V. worden uw financiële gegevens langer bewaard.

BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

KLACHTEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Daar komen wij dan samen met u uit. Zou dat toch niet het geval zijn dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.